Van proefvlucht naar programma: hoe Reinaerde de volgende stap zet met Microsoft 365 Copilot
Zorgorganisatie Reinaerde brengt Microsoft 365 Copilot stapsgewijs naar steeds meer medewerkers. Dat doen ze met ondersteuning van ShareValue. In deze klantcase vertelt Sander Benders, projectleider bij Reinaerde, over zijn eerste ervaringen en hoe dat uitgroeide tot een uitgebreid trainingsprogramma. Daarnaast vertelt hij wat het werken met Copilot oplevert en hoe de organisatie werkt aan blijvende adoptie.
Meer doen met dezelfde ruimte
Reinaerde ondersteunt dagelijks duizenden mensen met een verstandelijke beperking of niet-aangeboren hersenletsel in de regio Utrecht. Dat doet de organisatie met ongeveer 3.000 medewerkers, verspreid over tientallen locaties. “De vraag naar ondersteuning blijft onverminderd groot en de beschikbaarheid van zorgprofessionals groeit slechts beperkt mee”, vertelt Sander Benders, projectleider binnen de afdeling Informatisering & Automatisering van Reinaerde. “Daarom onderzoeken we welke bijdrage AI kan leveren aan de strategische doelen van onze organisatie. Technologie kan onze medewerkers helpen om tijd vrij te maken en ondertussen de kwaliteit van hun werk te behouden."
Sander houdt zich bezig met AI in de volle breedte: van beleid en Microsoft 365 Copilot tot de ontwikkeling van AI-agents. “We zijn natuurlijk niet doof en blind voor alle ontwikkelingen op het gebied van AI. Zeker in onze branche zien we veel mogelijkheden. We moeten steeds meer doen met minder middelen en AI kan daar volgens ons een bijdrage aan leveren.”
Een geslaagde proefvlucht
Reinaerde en ShareValue werkten al op andere Microsoft 365-vraagstukken samen. “In onze gesprekken kwam Microsoft 365 Copilot steeds vaker ter sprake. Daarom hebben we ShareValue gevraagd om samen met ons te onderzoeken hoe we de mogelijkheden van Microsoft 365 Copilot het beste konden ontdekken”, aldus Sander.
ShareValue stelde een proefvlucht voor, een beproefd onderdeel van de eigen Microsoft 365 Copilot-straat. De opzet is gebaseerd op ervaring bij verschillende organisaties en werd samen met Reinaerde aangepast aan de organisatie en haar medewerkers. In dit afgebakende traject deed een groep van vijftien medewerkers ervaring op met Microsoft 365 Copilot. Gedurende drie maanden kregen zij intensief ondersteuning om de mogelijkheden van de AI-tooling verder te ontdekken. “We hebben medewerkers gevraagd die vanuit hun rol al interesse hadden getoond in het werken met AI. Ook hebben mijn collega’s van I&A en ik vanuit onze rol de proefvlucht gevolgd. We vonden dat belangrijk omdat wij uiteindelijk moeten kunnen meepraten en besluiten over de technologie.”
De proefvlucht begon met een nulmeting, gevolgd door een basistraining in twee dagdelen. Tussen de trainingsmomenten gingen de deelnemers zelf aan de slag. “Om de twee weken bespraken we tijdens een check-in hoe het gebruik in de praktijk verliep. Zo kregen we meer inzicht in wat onze medewerkers nodig hebben om Copilot echt in hun dagelijkse werk te gebruiken. De dialoog daarover was heel goed. Op basis van die ervaringen hebben we besloten door te zetten en de verdere uitrol samen vorm te geven.”
Van pilot naar een programma voor 300 medewerkers
Na de positieve proefvlucht schaalde Reinaerde het programma op. Inmiddels worden ruim driehonderd medewerkers opgeleid. De trainingen worden stapsgewijs in groepen van maximaal 25 deelnemers aangeboden. Daarmee bereikt het programma vrijwel alle medewerkers voor wie Microsoft 365 Copilot relevant kan zijn in het dagelijkse werk.
Iedere groep doorloopt ongeveer tien weken een vast programma. Tijdens een ‘dag uit het leven van’-sessie brengen ShareValue en Reinaerde eerst in kaart hoe de deelnemers werken en waar Copilot kan ondersteunen. De basistraining vormt vervolgens het vertrekpunt om zelf te oefenen. Vervolgens wordt een verdiepingstraining gevolgd. In de weken daarna verdiepen de deelnemers hun toepassingen en bespreken zij hun ervaringen tijdens tweewekelijkse check-ins. Een evaluatie sluit het programma af.
De eerste groep is per afdeling samengesteld. Daarbij bleek echter dat collega’s binnen één afdeling soms heel verschillende werkzaamheden uitvoerden. Reinaerde kiest daarom steeds een passende samenstelling en stemt het programma af op de ervaringen van de deelnemers. Zo nemen onder anderen tactisch managers, projectleiders en behandelaren deel vanuit hun eigen dagelijkse praktijk. Sander: “Het is een levend programma. Iedereen maakt een ontwikkeling door en iedere groep is weer anders. De ervaring leert dat we het telkens nét anders moeten doen. Dat is juist de kracht.”
De Copilot-straat als route voor verdere groei
Met de proefvlucht en de bredere uitrol doorloopt Reinaerde een belangrijk deel van de Microsoft 365 Copilot-straat van ShareValue. Deze aanpak, ontwikkeld vanuit praktijkervaring, geeft houvast van voorbereiding en proefvlucht tot uitrol en blijvende adoptie. De route staat, maar ShareValue stemt de invulling steeds af op de doelen, werkwijze en mensen van de organisatie.
De gebruiksdata geven Reinaerde extra inzicht in de adoptie. Het gebruik piekt rond een trainingssessie en neemt daarna geleidelijk af. Dat patroon maakt duidelijk op welke momenten aanvullende begeleiding van waarde kan zijn. “Werken met AI vraagt dat je anders naar je werk kijkt”, zegt Sander. “Dat is gedragsverandering. Ik merk het ook aan mezelf: je hebt toch de neiging een vraagstuk op dezelfde manier aan te vliegen als altijd. Die omslag vraagt continu aandacht en is dus een langdurig proces.”
Borging wordt de volgende stap
Voor Sander wordt borging daarom de belangrijkste volgende stap. Copilot ontwikkelt zich snel en de agenda’s binnen de zorg zijn vol. Reinaerde onderzoekt daarom hoe medewerkers ook na de geplande trainingen ondersteuning kunnen blijven krijgen. “De uitrol krijgen we voor elkaar. De uitdaging zit in de borging op lange termijn. De AI-wereld dendert door. Daarvoor moeten we contact houden met de gebruikers en ruimte blijven maken in drukke agenda’s.” Nieuwe functionaliteiten en inzichten uit gebruiksmetingen kunnen zo gericht een plek krijgen in het vervolg.
Dat het gebruik van Microsoft 365 Copilot zin heeft, blijkt wel uit de evaluaties. Deelnemers schatten dat Copilot hun gemiddeld twee tot drie uur per week bespaarde. “Ook merken veel collega’s dat de kwaliteit van hun werk toenam en dat het uitbesteden van repetitieve taken hun werkplezier positief beïnvloedde”, vertelt Sander.
Volgens Sander vraagt de vertaling van deze uitkomsten naar de personele opgave om nader onderzoek. “We zien een duidelijke efficiëntieslag. Wat dit uiteindelijk betekent voor de hoeveelheid werk die je met elkaar kunt verzetten, blijven we volgen.”
Samen blijven bijsturen
Dat het programma tijdens de uitvoering verandert, is een bewuste keuze. ShareValue brengt een bewezen aanpak en expertise in, maar blijft luisteren naar wat in de praktijk wel en niet werkt. Zo ontstaat maatwerk, zonder de structuur van het programma los te laten. Dat vraagt om een samenwerking waarin beide partijen open zijn over wat goed gaat en wat beter kan. Volgens Sander is die basis er. “Ik ben heel blij met de samenwerking met ShareValue. Het goede is dat we elkaar kunnen aanspreken als een van ons een balletje laat vallen. Vervolgens lossen we het op en gaan we weer door.”
Wat begon met vijftien deelnemers, bereikt de komende periode circa driehonderd medewerkers. De samenwerking met ShareValue helpt Reinaerde om die groei praktisch te organiseren en onderweg bij te sturen. Daarmee ligt er ook een basis voor het vervolg nadat alle medewerkers de basis kennen.
Copilot succesvol inzetten binnen jouw organisatie?
Van een eerste pilot en training tot adoptie en verdere uitrol: onze consultants helpen je om Microsoft 365 Copilot op een praktische en doordachte manier in te zetten. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.
