De ShareValue Adoptiestraat

We beginnen altijd met een inspiratiesessie voor het management. In deze sessie bespreken we de mogelijkheden van Microsoft 365 en de impact die dit kan hebben op jouw organisatie. Ook gaan we dieper in op de adoptie-aanpak van ShareValue.

Aansluitend op deze sessie kunnen we een Microsoft 365 Adoption Level Assessment uitvoeren. Hiermee onderzoeken we in hoeverre je organisatie al in staat is om effectief gebruik te maken van de mogelijkheden die Microsoft 365 biedt.

Besluit het management om door te gaan? Dan gaan we aan de slag en vertalen onze aanpak, zodat deze helemaal past bij jouw organisatie. Dit wordt uitgevoerd door een senior consultant van het ShareValue Microsoft 365 adoptieteam in samenspraak met vertegenwoordigers van jouw organisatie.

Het plan dat hieruit volgt omvat zowel een globale planning als een aanpak. In deze fase worden ook de verschillende hulpmiddelen gerealiseerd, gebaseerd op de templates en modules van ShareValue. Voor individuele gebruikers kan een selfservice kennissite worden ingericht indien deze nog niet beschikbaar is binnen jouw organisatie.

Onder aansturing van de projectleider en de producteigenaar worden de verschillende trajecten gepland en uitgevoerd. De consultants van ShareValue werken dagelijks samen met experts en specialisten binnen jouw organisatie en dragen daarbij veel kennis aan hen over. Uiteindelijk moet het werken met Microsoft 365 onderdeel worden van de dagelijkse routine en worden de hulpmiddelen overgedragen aan jouw Microsoft 365 beheerteam.

We begeleiden teams bij het leren werken met Microsoft 365. Daarbij kan het gaan om de verschillende onderdelen van het platform en om specifiek ingerichte oplossingen. Denk aan een SharePoint teamsite, of een volledig ingerichte Microsoft Teams-omgeving.

Een teamtraject start altijd met een algemene inspiratie- en introductiesessie. Hierin leggen we uit waarom de organisatie voor Microsoft 365 kiest, wat de voordelen zijn en welke beperkingen er mogelijk zijn. Deze bewustwording helpt medewerkers de verandering te omarmen. Via verschillende communicatiemiddelen houden we iedereen betrokken.

De volgende stap in het traject is het daadwerkelijk inzetten van de verandering. De medewerkers leren over de mogelijkheden van het nieuwe platform en moeten de gelegenheid krijgen om deze nieuw verworven kennis in de praktijk te brengen en te oefenen.

In deze fase informeren we de medewerkers op allerlei manieren over de mogelijkheden. We starten een mailcampagne met uitleg over de verschillende onderdelen van Microsoft 365, we organiseren verschillende workshops en we richten een oefenlab in op een centrale locatie. Een zogeheten ‘floorwalkteam’ is tijdens het traject regelmatig op de vloer aanwezig. Optioneel bieden we ook nog centrale of juist decentrale plenaire sessies en demo’s aan.

Na al deze activiteiten hebben de medewerkers voldoende kennis en informatie om te kunnen werken met Microsoft 365.

De laatste fase van het traject start wanneer de medewerkers gebruik gaan maken van het platform. Medewerkers moeten - zeker in het begin - regelmatig opnieuw worden gemotiveerd om met de nieuwe mogelijkheden te werken. Daarbij moet mogelijk ook aandacht worden besteed aan het introduceren van nieuwe onderdelen.

Door regelmatig nieuwsbrieven of andere communicatie te verzorgen, motiveren we de medewerkers opnieuw. In de regel wordt dit proces door de consultant van ShareValue voorbereid en ingericht. De eigen medewerkers voeren het uit.

In deze fase moet er ook een methode beschikbaar zijn voor de medewerkers om zelf kennis te vinden of oefeningen te doen. Hiervoor richten we een selfserviceportaal in met kennisdocumenten, handleidingen, verwijzingen naar bestaande (publieke) hulpbronnen en oefeningen. De medewerkers worden zo bevestigd in hun kennis en vaardigheden.