De ShareValue Adoptiestraat

Simpel en effectief

De gebruiker staat centraal

Een moderne werkplek gebaseerd op Microsoft 365 maakt je werk makkelijker, slimmer en leuker. Je hebt altijd en overal toegang tot je bestanden in de cloud en kunt eenvoudig samenwerken, ongeacht locatie, team of apparaat. De voordelen zijn talrijk, maar optimaal gebruikmaken van Microsoft 365 vraagt om meer dan alleen de juiste tools.

Veel organisaties gebruiken Microsoft 365 al, bijvoorbeeld voor vergaderen in Teams, bestanden opslaan in OneDrive en e-mailen via Outlook. Toch blijkt de stap naar écht effectief samenwerken vaak een uitdaging. Niet alle medewerkers kennen de mogelijkheden of voelen zich comfortabel bij verandering. Daardoor worden krachtige functionaliteiten vaak niet optimaal gebruikt.

Succesvol werken met Microsoft 365 betekent een verandering in de manier van werken. Sommige medewerkers passen zich makkelijk aan, anderen hebben meer begeleiding nodig. Deze vorm van verandermanagement wordt ook wel gebruikersadoptie - of kortweg adoptie – genoemd. ShareValue heeft een unieke adoptie-aanpak ontwikkeld, gebaseerd op jarenlange ervaring.

We gaan hierbij uit van een verandering bij de gebruiker en het team, waarbij de gebruiker centraal wordt gezet. De aanpak is eerder bottom-up dan top-down en richt zich vooral op de praktische toepasbaarheid, voorspelbaarheid en meetbaarheid. De medewerkers worden actief begeleid door onze consultants en gaan actief aan de slag, zodat ze de voordelen van de applicaties leren kennen en optimaal kunnen benutten.

De voorbereiding

INSPIRATIE EN ANALYSE

We starten altijd met een inspiratiesessie voor het management. Hierin verkennen we de mogelijkheden van Microsoft 365 en de impact op jouw organisatie. We bespreken zaken als governance en roadmap, en gaan dieper in op de adoptie-aanpak van ShareValue.

Daarna voeren we een assessment uit. We analyseren de technische en functionele inrichting, de governance en het beheer. Dit levert een adviesrapport op met aanbevelingen om de omgeving veilig en beheersbaar te maken, en een voorstel voor de adoptieaanpak van Microsoft 365 door medewerkers en teams.

Als het management besluit door te gaan, stemmen we onze aanpak af op jouw organisatie. Dit gebeurt in samenwerking met een senior consultant en vertegenwoordigers uit jouw organisatie. Het plan bevat zowel een globale planning als een gedetailleerde aanpak. In deze fase ontwikkelen we ook diverse hulpmiddelen op basis van de templates en modules van ShareValue. Voor individuele gebruikers kunnen we een selfservice kennissite inrichten als deze nog niet aanwezig is in de organisatie.

De start

Samen aan de slag

In deze fase voeren we de voorgestelde verbeteringen in governance en inrichting door, uiteraard samen met de bestaande beheerorganisatie. De consultants van ShareValue werken dagelijks samen met de interne specialisten en dragen hun kennis actief over.

We plannen de adoptietrajecten in voor o.a. afdelingen en projectteams. Elk traject bestaat uit vooraf afgestemde activiteiten, zoals inhoudelijke trainingen, scenarioworkshops, metingen, communicatie en een workshop voor het maken van werkafspraken binnen het team. Omdat we vooraf weten welke en hoeveel activiteiten plaatsvinden, kunnen we per traject een vaste doorlooptijd (timebox) afspreken. Dit maakt voor iedereen, inclusief afdelingshoofden en management, duidelijk wat de doorlooptijd, tijdsinvestering en de verwachte resultaten zullen zijn.

We richten ook een netwerk van ambassadeurs op: medewerkers die enthousiast zijn over het werken met nieuwe mogelijkheden. Zij vormen een klankbord voor het adoptieteam en spelen een belangrijke rol in het uitdragen van de nieuwe manier van werken.

De verandering

VAN PLANNEN NAAR DOEN

Na de voorbereiding en planning gaan we nu werken aan de echte verandering. We richten ons op de verandering voor de medewerker en het team. Niet iedereen gaat op dezelfde manier om met verandering, daarom is het belangrijk om iedereen een kans te geven deel te nemen. Belangrijke aspecten zijn inspiratie, bewustwording, begrip en betrokkenheid. We willen zorgen wegnemen, kennis overdragen, oefenen en medewerkers faciliteren om in hun eigen tempo te herhalen en kennis op te frissen.

Elk teamtraject start met een inspiratie- en introductiesessie. Hierin leggen we uit waarom de organisatie voor Microsoft 365 kiest, welke voordelen dit biedt en welke beperkingen er mogelijk zijn. Deze bewustwording helpt medewerkers de verandering te omarmen. Via verschillende communicatiemiddelen houden we iedereen betrokken. Een zogeheten ‘floorwalkteam’ is tijdens het traject regelmatig aanwezig op de werkvloer. Optioneel bieden we ook nog centrale of juist decentrale plenaire sessies en demo’s aan.

Na deze activiteiten hebben medewerkers voldoende kennis en informatie om effectief met Microsoft 365 te werken.

De gebruiksfase

PERMANENTE ADOPTIE

De laatste fase begint wanneer medewerkers actief gebruik gaan maken van het platform. Vooral in het begin is het belangrijk om hen regelmatig te motiveren om de nieuwe mogelijkheden te omarmen. Ook moet er aandacht zijn voor de introductie van nieuwe onderdelen. We zorgen voor voortdurende motivatie via nieuwsbrieven en andere communicatiemiddelen. Dit proces wordt voorbereid en opgezet door een consultant van ShareValue, waarna de uitvoering in handen komt van de interne medewerkers.

Microsoft 365 is continu in ontwikkeling, met dagelijks nieuwe mogelijkheden en updates. Het is daarom essentieel dat medewerkers een manier hebben om up-to-date te blijven en hun kennis periodiek op te frissen. We ondersteunen dit door een selfserviceportaal in te richten met kennisdocumenten, handleidingen, instructievideo’s en links naar bestaande (publieke) bronnen en oefeningen. Zo kunnen medewerkers hun kennis en vaardigheden blijven versterken.

Waarom ShareValue?

De adoptie van Microsoft 365 is zoveel meer dan simpelweg een pakket met applicaties aanschaffen en overdragen aan je medewerkers. Maar we moeten het ook niet complexer maken dan nodig. En dat doen wij dus ook niet. Onze pragmatische aanpak maakt de overgang voor medewerkers overzichtelijk en behapbaar.

Benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak en we komen graag langs om jouw uitdagingen te bespreken en onze aanpak toe te lichten.

Wil je meer weten over de ShareValue Adoptiestraat?

Wij zijn trots op onze aanpak en presenteren deze graag! De Adoptiestraat hebben wij voor diverse klanten mogen uitvoeren, dus we hebben genoeg voorbeelden uit de praktijk om te laten zien in een vrijblijvend gesprek. En, je krijgt direct inzicht in de mogelijkheden voor jouw organisatie. Neem contact met ons op voor een afspraak.

Heb je vragen?

Neem direct contact op met Ricardo Sinke per e-mail of bel op +316 54 201 508.

Stuur een e-mail

Ricardo Sinke

Manager Corporate Accounts

Ricardo kan je helpen bij vragen over de ShareValue Adoptiestraat. Neem gerust contact met hem op voor een telefonische verkenning of een afspraak op locatie naar wens.

Ligt jouw uitdaging bij een migratie?

Lees hier meer over de Migratiestraat

Heb je een vraag?

Neem contact met ons op

Cookies beheren