Rovict vernieuwt leerlingadministratie- en leerlingvolgsysteem ESIS
Rovict werkt op het snijvlak van ICT en onderwijs. Ruim 1500 scholen maken gebruik van het leerlingadministratie en volgsysteem ESIS om alle noodzakelijke informatie over de leerlingen bij te houden. Aangezien technologische ontwikkelingen nooit stilstaan, werd het tijd om ESIS te vernieuwen. Een complex en uitgebreid project, waarbij Rovict de hulp van meerdere frontend- en backendontwikkelaars van ShareValue heeft ingeschakeld.
- Vernieuwing afwikkeling data van 1.500 scholen
- Realisatie realtime data-uitwisseling
- Conform wetgeving en AVG-regelgeving
- Front-End en Back-End Developers, onderdeel van scrum-team Rovict
Over ESIS: het ERP voor scholen
“Voor kinderen die naar school gaan, zijn er meerdere wettelijke verplichtingen waaraan onderwijsinstellingen moeten voldoen”, vertelt Ernst-Jan Heuseveldt, directeur bij Rovict. “ESIS is het leerlingadministratie- en leerlingvolgsysteem dat scholen ondersteunt bij het vastleggen van de ontwikkeling van het kind. De software verzorgt de aanlevering van leerlinggegevens aan veel partijen. Denk aan DUO voor de bekostiging van een leerling, maar ook uitgevers van diverse digitale leermethodes voor bijvoorbeeld rekenen en taal. ESIS is daarom een belangrijk systeem voor de scholen.”
Van monoliet naar modulair systeem
Het oude ESIS was uitgegroeid tot een monoliet: een groot en log systeem, waarin veel processen met elkaar waren verbonden. “Dat paste niet meer in deze tijd”, geeft Ernst-Jan aan. “Bovendien wilde DUO vanaf januari 2022 naar een nieuw koppelvlak toe, waarbij leerlinginformatie niet meer in batches werd ontvangen, maar per mutatie. Dus realtime data-uitwisseling. Daarom zijn we aan de slag gegaan met zowel het vernieuwen van de ‘achterkant’ van het systeem als het ontwikkelen van een nieuwe gebruikersinterface. Maar daar hadden we wel de juiste mensen voor nodig die ons hierbij konden helpen.”
Op zoek naar Back-End- en Front-End-developers
Het liefst wilde Rovict zelf specialisten in dienst nemen, maar de vraag naar goede developers was groter dan het aanbod. “Dus in de zoektocht naar ondersteuning, benaderde ik diverse partijen om ons te helpen”, zegt Ernst-Jan. “Soms kreeg ik dan vijf cv’s waaruit ik kon kiezen, maar een persoon moet ook bij de organisatie en het team passen. Met ShareValue kon ik sparren over mijn vraagstuk, waarna zij snel met diverse matches kwamen. Vervolgens zijn we in gesprek gegaan met verschillende specialisten en konden we daarna aan de slag.”
Vernieuwen leerlingadministratie- en leerlingvolgsysteem
Rovict is vorig jaar september gestart met het vernieuwen van ESIS. “Dat kon je vergelijken met een openhartoperatie”, vertelt Ernst-Jan. “Het systeem is namelijk het kloppend hart van de ruim 1500 scholen. Terwijl we bezig waren met het ontwikkelen van nieuwe software, moest ESIS gewoon doordraaien. Met ongeveer 300.000 leerlingen en plusminus 15 tot 20 berichten per leerling kun je je voorstellen hoe groot de datastromen zijn die het systeem verwerkt.”
Ernst-Jan: “In verschillende user stories hebben we gedetailleerd beschreven wat er moest gebeuren. De wetgeving rondom leerlingadministratie is vrij strikt, maar ook de AVG-regelgeving maakt het steeds complexer, er kon dus niet worden afgeweken van deze details. De backend- en frontenddevelopers van ShareValue pakten dat vanuit hun expertise goed op.”
Developers zijn onderdeel van het Rovict-team
De frontend- en backendontwikkelaars draaien mee in het Scrum-team van Rovict. Op dit moment is fase 1 afgerond: de backend van het nieuwe ESIS is gereed en bij alle scholen uitgerold. “Een deel van het team is nu bezig met het oplossen van onderhoudsmeldingen die bij de livegang naar voren kwamen en een ander deel werkt aan nieuwe klussen”, vervolgt Ernst- Jan. “Scholen voeren de gegevens nog in via de frontend van de bestaande applicatie, de nieuwe frontend gaan we nog uitrollen.”
Ernst-Jan: “De developers van ShareValue hebben een goede werkhouding en zijn echte specialisten op hun vakgebied. Ze hebben niet alleen de juiste papieren, maar houden ook hun vaardigheden bij. De één heeft meer ervaring dan de ander, maar ze begrijpen allemaal onze vraagstukken en leveren snel. Daarin zie je ze ook groeien, dat is leuk om te zien. Ze krijgen bij ons dan ook de ruimte om zich te ontwikkelen.”
Tevreden met de geleverde kwaliteit
“Zoals gezegd, moeten we de frontend nog uitrollen”, vertelt Ernst-Jan. “Dan hebben we het grootste deel van de transitie naar een nieuw leerlingadministratiesysteem gehad. En als we daarop terugkijken, zijn we erg tevreden met de structurele kwaliteit die werd geleverd door de ontwikkelaars van ShareValue.”
Heb je vragen naar aanleiding van deze klantcase? Neem contact met ons op via communicatie@sharevalue.nl
