Provincie Utrecht optimaliseert documentbeheer en samenwerking met Microsoft Teams en SharePoint
Meerdere opslaglocaties voor bestanden, samenwerken met externen en een verouderd archiefsysteem zorgden voor een uitdaging voor de provincie Utrecht. Het was de hoogste tijd om aan de slag te gaan met het structureren van de informatiehuishouding. En door corona kreeg die behoefte nog een extra zetje. Anika van Dam, interim projectleider Informatievoorziening en Automatisering, vertelt over hoe de overstap naar Microsoft Teams verloopt, wat de eerste resultaten zijn en welke rol de specialisten van ShareValue vervullen.
Microsoft Teams: meer dan alleen een vergadertool
“Het oude archiefsysteem was echt aan het einde van de levenscyclus en bestanden werden op verschillende locaties opgeslagen, zoals OneDrive, lokale schijven, mail en Dropbox”, vertelt Anika. “Het werd lastig om de laatste versies van documenten terug te vinden en een uitdaging om veilig en gemakkelijk samen te werken met externen. De bedoeling was om het documentbeheer te structureren via SharePoint, maar toen de coronacrisis kwam, zijn we direct overgegaan op Teams, dat we vooral gebruikten als vergadertool.”
“Dat was ook de oorspronkelijke functie van Teams, maar er werden steeds meer functionaliteiten aan toegevoegd”, gaat Anika verder. “Bij overheden is metadatering belangrijk, zodat je documenten eenvoudig kunt terugvinden. Dat kon eerst niet in Teams en dat was wel een van onze voorwaarden voor een goede opslaglocatie. Toen dat wel mogelijk werd, zijn we ons volledig op Teams gaan richten om alle informatie gestructureerd op te slaan én beter samen te werken, met SharePoint als documentmanagementplatform aan de achterkant.”
Inschakelen ondersteuning vanuit ShareValue
Via het persoonlijke netwerk kwam een collega van Anika in contact met ShareValue. De provincie Utrecht kon namelijk wel wat hulp gebruiken bij de implementatie en uitrol van Teams. “Je kunt een nieuwe tool niet ‘aanzetten’ en direct gaan gebruiken”, geeft Anika aan. “Daar is de organisatie niet op ingericht en hier moet je echt uitgebreid aandacht aan besteden. Daar wilden we graag ondersteuning bij, zowel op technisch als op organisatorisch vlak. Via een inkoopprocedure is Esra toen bij ons gestart als Microsoft Teams-consultant. Naast enkele technische werkzaamheden, richt ze zich vooral op verandermanagement, implementatie, training en adoptie.”
Aandacht voor adoptie en herleidbare informatie
Na de inventarisatie van alle wensen en eisen, de huidige werkprocessen en de verschillende bestandslocaties, werd de migratie vanuit het oude archiefsysteem in gang gezet. “We zijn met het managementteam (MT) begonnen”, vertelt Anika. “Onder elk MT-lid valt een domein, dat weer uit verschillende teams bestaat. Per team hebben we minimaal twee key users aangewezen die als eerste aanspreekpunt dienen. Het gaat uiteindelijk om 35 teams en ongeveer 1100 medewerkers die naar de nieuwe werkomgeving over moeten.”
“Naast de technische component, om van een on-premise archiefsysteem naar een cloudomgeving met andere metadata te migreren, is ook de menselijke kant erg belangrijk in zo’n verandertraject”, vervolgt Anika. “Hiervoor organiseren we diverse workshops en trainingen om medewerkers voldoende handvatten te geven om met Teams te gaan werken. Ondertussen staat er een compleet adoptieprogramma, een levendige community en uitgebreid kennisplein met allerlei artikelen en weetjes.”
Anika: “De actieve bestanden gaan mee naar de Teams-omgeving en de inactieve documenten archiveren we. Het doel is om informatie herleidbaar te maken. Dat doen we door metadata (automatisch) te koppelen aan bestanden en een goede zoekmachine te implementeren. Verder hebben we templates voor een Teams-omgeving met een vaste set aan kanalen en dossiers. Die kunnen teams uiteraard nog verder finetunen naar wat ze nodig hebben.”
Samenwerking met ShareValue
“De samenwerking met Esra gaat goed, ze is heel kundig”, geeft Anika aan. “Ze doet hier van alles, van het implementeren van Teams tot het begeleiden en trainen van medewerkers. Straks komt ook Gerard ons versterken vanuit ShareValue. Omdat we meer willen halen uit de Microsoft-suite gaat hij ons helpen om de stip op de horizon te bepalen en wat er dan nodig is om daar te komen. Ik ben erg blij met het team dat we hebben neergezet om de provincie Utrecht te begeleiden in het migratietraject en meer gebruik te maken van de Microsoft-mogelijkheden.”
Toekomstplannen
Anika: “We zitten op het moment in een hybride situatie: een deel van de organisatie werkt nog met het oude archiefsysteem en andere opslaglocaties en een ander deel gebruikt Teams. We zijn dit jaar dus druk bezig om uiteindelijk alle teams en domeinen over te laten naar de nieuwe werkomgeving. Ook gaan we aan de slag met de overdracht van de werkzaamheden van ons team naar beheer. Dan krijgen we weer ruimte om naar de toekomst te kijken en wat er nodig is om meer Microsoft-tools te gaan gebruiken. Er is dus nog werk aan de winkel, maar de medewerkers die al over zijn naar de Teams-omgeving zijn zeer tevreden.”
Heb je vragen naar aanleiding van deze klantcase? Neem contact met ons op via communicatie@sharevalue.nl
