ShareValue | Taggen in Microsoft Teams; bereik eenvoudig de juiste mensen

Taggen in Microsoft Teams; bereik eenvoudig de juiste mensen

Twee weken gelden hebben we deze nieuwe functionaliteit voor het eerst gespot binnen Teams voor Office 365. Het was al mogelijk om documenten in Teams te voorzien van metadata (advies: probeer dit zo min mogelijk te doen!). Met deze nieuwe manier van taggen, kunnen we nu ook onderscheid maken tussen de verschillende teamleden. En dát werkt wel goed!

Waarom is dit nodig?

Het toverwoord van Teams is "samenwerken". Samenwerken aan documenten, notulen en afspraken vastleggen in OneNote, en het belangrijkste: discussies, vragen en beslissingen zijn voor het hele team inzichtelijk. Dat scheelt tijd. Heel veel tijd.

Maar laten we nu één enkel voorbeeld nemen. Een projectteam wordt volgens een standaard methodiek ingedeeld in een aantal kanalen. Bijvoorbeeld:

kanalen van projectteamIn de praktijk bestaat zo'n project uit een diversiteit van medewerkers van verschillende afdelingen. Dit gaat van een ontwikkelaar tot een communicatie-medewerker. En van een manager tot een financieel expert.
 
Het is met Teams mogelijk om zowel een Team aan te roepen als een Kanaal. In dit geval zou ik dus "@PRJ005498" kunnen gebruiken in mijn gesprekken, maar ik zou ook "@06 Beheer" kunnen aanroepen.

In beide gevallen krijgen alle gebruikers van dat Team een notificatie. De reden is dat standaard alle gebruikers toegang hebben tot alle data in Teams. En dus heeft iedereen toegang tot "06 Beheer" en krijgt ook iedereen die notificatie. Als we het hebben over een team met 50 personen, is dat niet handig. Dan wil je gewoon die doelgroep aanspreken die nodig is. Maar hoe spreek je dan Functioneel Beheerders of Applicatiebeheerders aan in dit team?

Tags in Teams

taggen in teams

Bij het overzicht van alle gebruikers in een Team is er nu een extra kolom zichtbaar: "Tags". Hiermee kun je per team, en per medewerker een of meerdere tags toekennen. Door op het icoontje te klikken kun je een tagnaam bepalen en vervolgens wordt deze bij alle gebruikers zichtbaar om te selecteren.

tag toevoegen

 

Aan de linkerzijde is zo'n kolom ingevuld te zien. Je ziet ook dat er meerdere tags aan meerdere personen toegekend kunnen worden. De lijst met te kiezen tags wordt direct bijgewerkt met alle trefwoorden.

Waarom moet ik hier nu blij van worden?

De reden waarom ik zo enthousiast ben over deze functionaliteit heeft vooral te maken met het feit dat we op een natuurlijke wijze een extra dwarsdoorsnede hebben door de informatie- én communicatiestructuur van teams.

Teams heeft immers een zeer hiërarchische opzet. Een team bestaat uit kanalen, een kanaal bestaat uit gesprekken en bestanden en daarin slaan we onze documenten op. Al dan niet in een mappenstructuur.

De kracht van metadata was altijd dat we die hiërarchische structuur los kunnen laten, maar dat gaat eigenlijk ten koste van het gebruik van Teams. Gebruikers willen immers zo min mogelijk metadata invullen (ik ga hier even kort door de bocht, maar anders zou ik hier een tweede artikel aan kunnen wijden).

Bovendien is zo'n tag helemaal geen metadata voor je document. Het is een stukje metadata voor de mens. En dat is vrij nieuw. Voorheen konden we met SharePoint wel met "doelgroepen" werken om informatie te beperken, maar het was niet heel natuurlijk.

Met deze taggingmogelijkheid hebben we met een minimale inspanning de ruimte om een kruisverband te maken over thema's, documenten en gebruikers.

tagging in berichten

En zo kan ik dus in een willekeurig kanaal, alleen die ontwikkelaars aanspreken die deze tag ook gebruiken. In deze test-omgeving was er slechts een ontwikkelaar, dus ik had hem ook rechtstreeks kunnen aanspreken.

Toepasbaarheid

Met tagging kan elke teameigenaar trefwoorden toekennen. Het meest gebruikt is om dit op basis van verschillende functies te doen. Zo kunnen we in bovenstaand voorbeeld bij een gesprek dit richten aan "@ontwikkelaar" waardoor alleen de teamleden met dit trefwoord een melding krijgen. En dat staat dus los van het kanaal waar dit gesprek plaatsvindt.
Je kunt ook denken aan onderwerpen als "tag". Daarmee zou je in een themakanaal met veel gebruikers onderscheid kunnen maken tussen de verschillende subthema's of actualiteiten.

Admin

Het gebruik van tags kunnen door de Teams Admin in- en uitgeschakeld worden. Hierbij zijn de volgende opties zichtbaar:

tags aanzetten als admin

Een van de meest gevraagde opties is waarschijnlijk dat de medewerker zélf zijn tags kan toevoegen aan zijn profiel. In bovenstaand screenshot staat deze optie centraal uitgesteld. Dit is de standaardinstelling en dient dus éénmaal te worden geactiveerd door de Teams Admin.

Het gebruik van standaard tags is af te raden omdat Teams juist veelal kleine eilanden zijn waar medewerkers verschillende rollen kunnen hebben. Je wilt die flexibiliteit echt aan het team zelf overlaten.

De Teameigenaar heeft overigens alleen de volgende optie tot zijn beschikking:

teameigenaar

Ontwikkelaar

Vanuit een ontwikkelaarsoogpunt is mij helaas nog niet bekend waar deze tags worden vastgelegd. Ik had verwacht dat dit in de Termstore zou worden opgeslagen, maar daar kon ik het niet terugvinden. Mijn vermoeden is nu dat dit op dezelfde plek wordt opgeslagen als de gesprekken in Teams (dus ergens in Azure). Zodra dit definitief bekend is, zal ik dit artikel bijwerken met een juiste bronverwijzing.

Toekomst

De tag-mogelijkheden zijn nu al erg fijn, maar het beperkt ons nu wel tot gesprekken in Chats. Het zou ideaal zijn wanneer we deze tags ook standaard bij documenten kunnen toekennen. Dan hoeven ze maar op één plek te worden gemaakt en kunnen ze door een heel team zorgen voor nieuwe verbanden. Het is echter niet de verwachting dat dit er op korte termijn aan komt, gezien gesprekken en bestanden op gescheiden plekken worden bewaard. Dat betekent helaas dat er straks op Teamniveau tags aangemaakt worden voor medewerkers en op SharePoint niveau metadata wordt gemaakt voor Bestanden.

Een ander, potentieel nadeel is dat deze trefwoorden per Team in te stellen zijn en niet over meerdere teams heen. Nu is het tegenwoordig eenvoudig om een Team te baseren op een bestaand Team, maar daarbij worden de trefwoorden niet meegenomen. Er zijn naar mijn weten ook geen plannen om dit centraal te gaan beheren. Maar eerlijk gezegd, wil ik deze functie voorlopig ook nog helemaal niet zien omdat het een averechts effect kan hebben.

 

Mocht je nog vragen hebben, neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wellicht dat ik of een van mijn collega's dan al je vragen kunnen beantwoorden.

18-03-2020 | Ron

Vond je dit een interessant bericht? Deel het!

© ShareValue 2020