Veel bedrijven maken gebruik van het Power Platform om verschillende redenen. Als je tijdens jouw werkzaamheden te maken krijgt met bedrijfsprocessen waarbij je veel terugkerende handmatige acties moet uitvoeren, kan Power Automate je hier goed bij helpen deze te automatiseren. Maar ook het maken van SharePoint-formulieren of Mobile applicaties is geen probleem: met Power Apps zet je die zonder al te veel programmeerwerk in elkaar. Het delen, maar ook het maken, van deze oplossing in een Microsoft Teams-omgeving maakt het plaatje compleet.
Met deze ontwikkelingen kan jij met je collega’s in een vrij korte tijd en op een simpele manier bedrijfsprocessen vertalen in oplossingen zonder tussenkomst van de IT-afdeling of een ontwikkelaar. Dit wordt ook wel citizen developments genoemd.
Maar hoe kan je als bedrijf jouw collega’s een veilige, maar ook betrouwbare omgeving bieden als je geen inzichten en grip hebt op wat er gebeurt binnen je bedrijfsomgeving? Hier komt het Power Platform Center of Excellence om de hoek kijken.
Wat is het Power Platform Center of Excellence (CoE) en waarom wil je dit gebruiken?
Het Center of excellence bestaat volledig uit Power Platform onderdelen. De gegevens over jouw omgeving worden opgehaald door Power Automate flows, waarna ze worden opgeslagen in Dataverse Tabellen. Vanuit hier kan je verschillende inzichten opvragen d.m.v. Power BI rapportages. Al deze onderdelen (het CoE) worden geïnstalleerd op een Power Platform (Teams) omgeving waarvanuit alle acties worden ondersteund. Omdat het onderdelen van het Power Platform betreft, kan je de configuratie naar je eigen hand zetten. De basis staat, het is dan ook vrij simpel om het zo in te richten dat het past binnen jullie bedrijfscultuur.
Maar waarom wil je het Center of Excellence gebruiken? Er zijn genoeg andere mogelijkheden om inzichten te krijgen over je Power Platform-omgeving. Het CoE geeft niet alleen inzicht over jouw omgeving, maar kan je ook helpen deze zo efficiënt mogelijk in te zetten, beheersbaar en veilig te houden. Daarnaast geeft het CoE ook richtlijnen hoe je een Adoptietraject kunt starten, hoe je App- en Flow-makers bij elkaar kunt zetten in een community die zo kunnen leren van elkaars ontwikkelde objecten. Je krijgt een volledig pakket waarmee je inzichten kunt genereren, acties uit kunt voeren, overzichten/ audit trails kunt bekijken en innovatie kunt stimuleren d.m.v. een doordacht adoptieplan.
Installatie en licenties
Om het Center of Excellence te kunnen gebruiken zal je deze eerst moeten installeren. Je installeert het CoE op een Power Platform-omgeving of een Teams-omgeving. Deze omgeving zal volledig gereserveerd worden voor het gebruik van het CoE.
Naast een omgeving zijn er nog een aantal eigenschappen waar je rekening mee moet houden.
Je kan de volledige installatie en configuratie doen op één account. Dit account heeft de volgende eigenschappen nodig om het CoE te kunnen gebruiken:
- Het account moet lid zijn van één van deze groepen: Microsoft Power Platform-servicebeheerder, algemene tenantbeheerder of Dynamics 365-servicebeheerder.
- Het moet een Microsoft 365-licentie hebben met e-mailfunctionaliteit.
- Het account moet een Power Apps-licentie per gebruiker (geen proefversie) hebben.
- Het account moet een Power Automate per gebruiker- of per Flow-licentie (niet-proefversie) hebben.
Deze rechten moeten altijd beschikbaar zijn voor dit account: een activatie van Privileged Identity Management (PIM) is niet genoeg om het CoE van de juiste informatie te voorzien.
Hoe ziet het Center of Excellence eruit?
Eerder vertelde ik je dat het Center of Excellence uit meerdere onderdelen bestaat. Één van deze onderdelen is het Power BI Dashboard. Hierin kan je alle gegevens terugvinden die door het Center of Excellence wordt verzameld en gebruiken voor vervolgacties.
Als we kijken naar het dashboard zie je 3 onderwerpen met daaronder verschillende tegels. Achter elke tegel zit een rapportage die je kan inzien, exporteren en gebruiken om je eigen analyse te maken.
Als we naar het onderwerp Monitor gaan en hier kiezen voor Overview Power Apps, dan komen we in een ander scherm terecht waarin je een overzicht ziet van: (boven naar beneden)
- Een balk met algemene informatie van de omgevingen.
- Links, de totaal ontwikkelde Power Apps per omgeving.
- In het midden, de makers van deze apps.
- En rechts, een locatie overzicht van de makers.
Eenzelfde soort overzicht, maar dan van de Power automate Flows, krijg je te zien als je naar de tegel Overview Power Automate gaat.
Voor de Power Platform- en Teams-omgevingen is er ook een overzicht. Deze laat duidelijk zien hoeveel omgevingen van welke soort er bestaan. Een handige toevoeging in dit overzicht is een tabel met welke apps/flows er wanneer ontwikkeld zijn op deze omgevingen.
Natuurlijk is een zekere controle nodig om je bedrijfsdata te beschermen. Als je de mogelijkheid voor het delen van data in een app of flow wilt beperken. Is er een mogelijkheid om de connectoren die gebruikt worden om deze data te verbinden, uit te sluiten voor gebruik. Dat kan je inrichten met een zo genoemde Data lost Policy (DLP). Om inzicht te krijgen welke connectoren er gebruikt worden in de omgevingen van jouw power platform, kan je de Tegel Custom connectors open.
In dit overzicht zie je meteen welke connectoren er gebruikt worden binnen een app of flow. Op deze manier kan je een inschatting maken of er connectoren gebruikt worden en of deze wel of niet toegestaan zijn.
Het opzetten van een governance-strategie
Nu we het overzicht hebben van de ontwikkelingen op jouw Power Platform-omgeving, zijn we in staat om hier acties aan te koppelen.
Er zijn verschillende acties die je kunt uitvoeren met betrekking tot je governance strategie. Hierbij moet je denken aan het opschonen van niet gebruikte omgevingen, Power Apps en Power Automate flows. Deze worden herkend door het CoE die vervolgens de eigenaar helpt herinneren dat er een object is dat niet meer gebruikt wordt en zal hem vragen of deze verwijderd kan worden. Nadat de eigenaar zijn goedkeuring geeft om deze te verwijderen zal het CoE dit ook daadwerkelijk doen.
Hierdoor blijven de omgevingen efficiënt werken en krijgen anderen ook de ruimte om Applicaties en flow te ontwikkelen.
Conclusie:
Of je nu als bedrijf gaat beginnen met het Power Platform of al vergevorderd bent. Het Center of Excellence geeft je de hulpmiddelen om in controle te komen van jouw Power Platform. Met de inzichten van je omgevingen, de acties die je hieraan kunt koppelen, en de adoptie van het gehele Platform, ben je beter in staat om het Power Platform functioneel en efficiënt in te zetten. Met het uitdenken en toepassen van de security en governance strategie, richt je kaders in waar makers binnen kunnen ontwikkelen. Hiermee ben jij terug in controle.
Heb je vragen over het Power Platform, of wil je meer weten van het Center of Excellence neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag met het uitzoeken van de beste oplossingen op het gebied van het Power Platform maar ook met de benodigde licenties hiervoor.
Heb je vragen over dit onderwerp of zou je Joost willen inhuren voor een vergelijkbare opdracht?
Lees ook onze andere berichten
Hoor van onze experts hoe leuk ShareValue is
