In 1916 opende Clarence Saunders zijn eerste Piggly Wiggly zelfbedieningswinkel in Memphis, Tennessee (USA). Een revolutionair concept in die tijd. Tot dan werden de boodschappen verzameld, afgewogen en verpakt door een winkelbediende. Veel goederen waren niet voorverpakt, zoals meel of suiker, en moesten worden afgewogen.
Saunders realiseerde zich dat hij veel kon besparen op arbeidskosten, door het verzamelen en naar de kassa brengen door de klanten uit te laten voeren. Om dit mogelijk te maken was een aantal technologische innovaties noodzakelijk, zoals een winkelmandje, een manier om prijskaartjes op de producten te plakken en een kassabon. Voor de consument betekende het meer en goedkopere producten, en een meer interactieve ervaring. Mensen vonden het leuk! Deze innovaties baanden de weg voor steeds meer en grotere supermarkten, maar betekenden ook het einde voor veel kleine winkels die niet konden volgen.
De originele Piggly Wiggly Store, Memphis, Tennessee (bron: WikiMedia)
Nog niet zo lang geleden deed ik dagelijks mijn boodschappen bij een landelijke grootgrutter. Vrijwel elke dag fietste ik naar de supermarkt om de hoek. Deze supermarkt werkte eigenlijk nog vrijwel op dezelfde manier als de ‘Self-Serving Store’ van Saunders: klanten worden door de hele winkel geleid via winkelpaden, pakken zelf hun producten en lopen naar de kassa. Er was wel enige vernieuwing in de vorm van afrekenen (zelfscan) en in de vorm van thuisbezorgen, maar de basis bleef toch gelijk.
Tot 2015. In dat jaar begon Picnic met zijn bezorgdienst. Geen winkel, geen paden, uitsluitend online selecteren en bestellen van producten. Met deze innovatie worden niet alleen de kosten van arbeid sterk omlaag gebracht, maar ook de kosten van opslag -het is veel goedkoper alles centraal op te slaan dan in een groot aantal lokale winkels- en vooral de kosten van huisvesting. Ook voor deze innovatie waren veel technologische vernieuwingen noodzakelijk, zoals een stabiele internetverbinding voor iedereen en een manier om goedkoop en efficiënt de bestelde goederen af te leveren.
Zoals de komst van de eerste supermarkten het einde inluidde voor ouderwetse bediende winkels, zo zal de komst van Picnic ook een grote invloed hebben op het voortbestaan van veel ouderwetse supermarkten. Beide zijn voorbeelden van transformatie, waarbij vooral Picnic een goed voorbeeld is van digitale transformatie: nieuwe dienstverlening, ontstaan vanuit nieuwe mogelijkheden, niet gehinderd door oude modellen.
Wat is digitale transformatie?
In het verleden hebben veel organisaties aan ‘automatisering’ gedaan. Bestaande papieren processen werden één-op-één vertaald naar een digitale variant. Sterker nog: bij veel bedrijven worden digitale handtekeningen nog niet erkend, en moet in een werkproces dus regelmatig een document worden geprint, met pen ondertekend, en weer gescand. Niet echt efficiënt. Met digitale transformatie wordt opnieuw gekeken naar de processen van een organisatie of team, en worden deze processen opnieuw uitgevonden binnen een digitaal raamwerk.
Neem als voorbeeld het postverwerkingsproces binnen een bedrijf. In het verleden ging het hierbij vooral om fysieke post. Brieven en andere poststukken. Deze werden met de hand geclassificeerd en rondgebracht, en fysiek opgeslagen.
Mailbezorging; bron: Public Health Image Library.
Later werden veel brieven gescand, doorgestuurd naar de juiste persoon, en daarna in mailboxen opgeslagen. Mogelijk werd er nog wat metadata met de hand toegevoegd, maar daar bleef het meestal bij. Hetzelfde gebeurde met e-mails. Inmiddels zijn fysieke poststukken zo goed als verdwenen. Iedereen gebruikt allerlei digitale communicatiemiddelen zoals e-mail, Facebook en WhatsApp. Met deze innovatie wordt het mogelijk om de informatie direct naar de juiste plek te leiden en, met behulp van slimme zoekoplossingen en alomtegenwoordige kunstmatige intelligentie, direct van allerlei kenmerken te voorzien. Zodra de informatie op de juiste plek belandt, kunnen allerlei acties gestart worden zoals notificaties naar betrokken collega’s of het starten van een jarenlang bewaarproces. Dit is digitale transformatie.
Hoe helpt Office 365 bij jouw digitale transformatie?
Office 365 biedt veel mogelijkheden om je te helpen bij jouw digitale transformatie. Het beste voorbeeld hiervan is Microsoft Teams.
Microsoft Teams is de hub voor samenwerken met je team in Office 365. Hier komen alle mogelijkheden van Office 365 samen en worden op een overzichtelijke en veilige manier ontsloten voor de gebruiker. In Teams kun je op een veilige manier chatten, bestanden delen, notities maken en nog veel meer. Via allerlei connectoren wordt het eenvoudig om informatie uit te wisselen met andere diensten zoals AdobeSign, Jira of Evernote.
Hieronder worden aan de hand van enkele voorbeelden de mogelijkheden van digitale transformatie met Office 365 getoond.
Voorbeeld 1: Status van (deel)projecten
Hoe deden we het vroeger?
Losse rapportages, op papier of in soms zeer complexe Excel-werkbladen.
Hoe doen we het nu?
Eén digitale samenwerkomgeving in Microsoft Teams met kanaal voor iedere (deel)project, een PowerBI dashboard, gedeelde bestanden, een planning tool en een gedeelde conversatie.
PowerBI dashboard
Voorbeeld 2: Contractbeheer, service management
Hoe deden we het vroeger?
Excel-lijsten, file-servers met documenten in mapjes, checklists met vervaldatums
Hoe doen we het nu?
Ieder contract in een digitaal dossier, met gedeelde metadata. Automatische waarschuwingen wanneer een vervaldatum bereikt wordt, en gebruik van kleur om attentie te wekken. Eenvoudige sign-off workflows, en standaard formulieren voor ieder dossier. PowerBI dashboards. Integratie met externe systemen.
Contractbeheer in dossiers
Voorbeeld 3: Audit certificeringsvoorwaarden
Hoe deden we het vroeger?
Excel, agenda-items, reactief. Informatie op verschillende plekken, eventueel uitgeprint in ordners, geen goed overzicht.
Hoe doen we het nu?
Proactief. Een SharePoint-lijst met overzicht van certificeringselementen. Per onderdeel visuele hints en tips (kleuren, iconen). Links naar dossiers met certificeringsdocumenten en formulieren. Waarschuwingsworkflows op vervaldatums en wijzigingen. Dashboards voor overzicht van statussen, met drilldown naar individuele trajecten en onderdelen.
Audit certificeringen in lijst, met Flow workflows
Deze voorbeelden laten zien hoe, met behulp van standaard onderdelen van Office 365 en enkele connectoren naar externe omgevingen, op een eenvoudige manier digitale transformatie ingericht kan worden.
Mocht je meer willen weten over digitale transformatie, Office 365 of Microsoft Teams? Neem dan eens contact op met ShareValue!
Heb je vragen over dit onderwerp of zou je Gerard willen inhuren voor een vergelijkbare opdracht?
Lees ook onze andere berichten
Heb je een Microsoft Expert nodig?
