In een wereld die steeds meer digitaliseert, is het fysieke notitieblok bijna verleden tijd. Zeker wanneer een handige tool als OneNote ervoor ontworpen is om al jouw notities te organiseren in een oneindig digitaal notitieblok.
Als je al bekend bent met het Microsoft 365 pakket, heb je vast al wel van OneNote gehoord en er misschien zelfs al mee gewerkt. Maar ken je ook alle functionaliteiten waarmee je het meeste uit deze app haalt?
In deze blog ontdek je welke functies jouw notities naar een volgend niveau tillen en je productiviteit maximaliseren. We duiken ook in de nieuwste updates die OneNote nog gebruiksvriendelijker en krachtiger maken. Met deze informatie ben je nog productiever en georganiseerder tijdens je werk, studie en privéleven.
Begin met de juiste basis voor jouw notities
Het structureren van een OneNote-notitieblok is de eerste stap naar het verhogen van je productiviteit. Met een duidelijke structuur vind je jouw notities makkelijker terug en ben je niet een groot gedeelte van je dag bezig met het terugvinden van informatie. Elk notitieblok bestaat uit secties en pagina's. Elke sectie kun je zien als een hoofdstuk van jouw notitieblok. Zo kun je bijvoorbeeld een sectie wijden aan notities van een wekelijks terugkerende meeting. Voor elke individuele meeting kun je een pagina in deze sectie aanmaken, zodat je gericht kan zoeken als je notities terug wilt vinden van een specifieke meeting.
Ook komen er vaak actiepunten uit meetings, maar door de waan van de dag kunnen deze actiepunten op de achtergrond raken. Daarom heeft OneNote de handige functie om notities te taggen, waardoor je deze makkelijk terug vindt. In het lint bovenaan de app tag je notities en met de handige ‘Find Tags’-functie maakt OneNote een overzicht van de notities waaraan jij een tag aan gegeven hebt.
Daarnaast kun je zelf custom tags aanmaken, zodat het overzicht duidelijker laat zien waarover de getagde notities gaan. Zo zie je in het voorbeeld hieronder dat taken voor Project Y ook een eigen tag krijgen. Onderaan dit overzicht staat de optie om een Summary-pagina te maken. Door hier gebruik van te maken, wordt er een pagina gemaakt in de sectie waarin je momenteel werkt. In deze pagina staat een overzicht van alle notities die je een tag hebt gegeven. Als je ervoor kiest om alleen niet-gecheckte items te laten zien, krijg je een handig overzicht van openstaande actiepunten uit alle vergaderingen, met alle belangrijke notities.
Daarnaast maakt OneNote gebruik van sjablonen. Als je per vergadering jouw notities in dezelfde onderdelen wilt onderverdelen, kun je een sjabloon maken waarin je een standaard template kan genereren per vergadering. Zo hoef je niet meer moeite te doen om een net overzicht van je notities te maken na een meeting. OneNote heeft standaard pagina-templates voor vergaderingsnotities, collegenotities en takenlijsten met verschillende invalshoeken. Als je een custom sjabloon wilt maken, hoef je deze maar één keer zelf op te stellen en die pagina op te slaan als een sjabloon.
Haal samen het meeste uit notities
De notities die je maakt voor projecten of vergaderingen deel je ook makkelijk met jouw collega's. Zo heeft iedereen hun notities op een centrale plek staan en heeft iedereen hetzelfde overzicht aan notities en actiepunten. Het samenwerken in notitieblokken scheelt ook veel tijd onderling tussen jouw teamleden, aangezien niet iedereen volledig zijn eigen notities hoeft te maken. Deze gedeelde notitieblokken zijn dan voor iedereen te benaderen via verschillende apparaten en apps, zoals de webapp, desktopapp of zelfs op je tablet of mobiel. Zo kan iedereen op hun gewenste manier met de notities werken. Het hebben van één source of truth betreft meetings en projecten voor het hele team maakt samenwerken gemakkelijker en efficiënter, en voorkomt misverstanden.
OneNote werkt naadloos samen met andere Microsoft 365-tools, zoals Teams en Outlook. In Microsoft Teams voeg je OneNote-notitieblokken direct toe aan kanalen als een tabblad. Hierdoor heeft iedereen op een centraal punt toegang tot relevante teamnotities. Wanneer je met je rechtermuisknop op een e-mail of agenda-item in Outlook klikt komt de optie ‘Send to OneNote’ naar voren. Op deze manier zet je de inhoud van een e-mail of meeting details direct in een nieuwe OneNote-pagina. Zo voeg je voor jezelf notities toe aan de mails die je krijgt of de vergaderingen waaraan je deelneemt. Sla je de notities voor een vergadering op in een gedeeld notitieblok dan zijn ze direct gedeeld met alle deelnemers die toegang hebben tot het notitieblok.
Onbekende OneNote functies die je moet kennen
Als je eenmaal gewend bent aan OneNote is het handig om op de hoogte te zijn van de meer geavanceerde functies die de app te bieden heeft. Hieronder staat een aantal van deze functies verder uitgelegd zodat je nog meer uit OneNote haalt.
-
Binnen OneNote kun je bestanden en links naar media invoegen. Hiermee kijk je filmpjes direct binnen je notitieblok en voeg je bijvoorbeeld binnen OneNote notities aan PowerPoint slides toe. Zo heb je alle informatie over een presentatie of voorbereidingen voor een vergadering op één plek bij de hand.
-
Met de dicteren en transcriberen functies van OneNote kun je gesproken woorden direct omzetten in tekst. Dit is ideaal voor notuleren of het vastleggen van je eigen brainstorm moment zonder dat je zelf hoeft te schrijven. Deze notities lees je dan later zelf terug en waar nodig kun je aanpassingen maken.
-
OneNote maakt gebruik van Optische Tekenherkenning, oftewel OCR. Met deze technologie zet je tekst uit afbeeldingen en gescande documenten om naar bewerkbare tekst in OneNote. Op deze manier werk je teksten in afbeeldingen verder uit. Dit is bijvoorbeeld handig voor het digitaliseren van handgeschreven notities of papieren documenten.
-
Naast het digitaliseren van tekst uit foto's of papieren documenten kan OneNote ook direct jouw handschrift omzetten naar een duidelijk lettertype. Met behulp van een stylus of je vinger kun je schrijven en tekeningen maken. Dit werkt goed voor het maken van schetsen, diagrammen of het snel noteren van ideeën tijdens een brainstormsessie.
-
Het is mogelijk om de inhoud van een webpagina toe te voegen aan een OneNote pagina. Hiervoor heb je alleen de OneNote Web Clipper extensie op je browser nodig. Klik op deze link om de Web Clipper te installeren: OneNote Web Clipper Installation. Nadat je de webpagina aan OneNote toegevoegd hebt, haal je makkelijk alle overbodige pagina-onderdelen weg zodat je alleen de inhoud behoudt die je wilt gebruiken.
-
Net zoals andere Microsoft 365 apps is het binnen OneNote mogelijk om gebruik te maken van Shortcuts. Een aantal populaire opties hiervoor zijn:
- CTRL + N: Maak een nieuwe pagina.
- CTRL + T: Maak een nieuwe sectie.
- CTRL + 1: Maak een nieuwe takenlijst. Als je geïnteresseerd bent naar de andere shortcuts staat op deze webpagina een overzicht van alle beschikbare shortcuts: Keyboard shortcuts in OneNote - Microsoft Support
Slimmer werken met Copilot
Net zoals met de andere Microsoft 365-tools is Copilot geïntegreerd in OneNote. Als je een Copilot-licentie hebt, kun je dus ook gebruikmaken van Copilot binnen OneNote. Copilot vat bijvoorbeeld automatisch notities samen en haalt belangrijke punten uit langere teksten. Dit is bijzonder handig als je een vergadering hebt getranscribeerd. Daarnaast haalt Copilot ook de taken en actiepunten uit de notities en zet deze om in een handige takenlijst.
Copilot geeft ook aanbevelingen op basis van de inhoud van je notities. Zo stelt Copilot relevante bronnen en documenten voor wanneer je notities over een bepaald project maakt. Door vragen te stellen aan Copilot in de chat, vind je ook makkelijker informatie terug die in je notities is opgeslagen. Zo helpt Copilot je herinneren aan deadlines en taken binnen je notities en doet het zelf suggesties voor verbeteringen.
Updates die je niet wilt missen
OneNote blijft zich ontwikkelen met nieuwe functies en verbeteringen. Hier zijn enkele van de meeste recente en verwachte updates die je niet wilt missen. Wanneer je snel even een notitie wil opschrijven en deze niet binnen een specifiek notitieblok wil opslaan, heeft OneNote sinds kort de Quick Notes functie. Met de sneltoets ‘Windows + Alt + N’ opent er een klein venster waarin je direct je notitie kan opschrijven. Deze wordt opgeslagen binnen het ‘Quick Notes’ notitieblok in OneNote en kun je op een later moment verder uitwerken.
De nieuwe Sticky Notes functie van OneNote is ontworpen als een digitale versie van sticky notes die je op je desktop kan gebruiken. Met de laatste update pin je Sticky Notes nu vast zodat ze altijd boven andere applicaties weergegeven blijven. Dit vergemakkelijkt multitasken en je raakt het notitievenster niet zomaar kwijt tussen alle openstaande apps. Daarnaast kopieer je de inhoud van een Sticky Note, inclusief afbeeldingen met één klik. Deze verbeteringen maken Sticky Notes een handig hulpmiddel voor het beheren van notities.
Deze nieuwe Sticky Notes app staat standaard op elke windows PC geïnstalleerd. Je kunt de app vinden door op de startknop te klikken en te zoeken op ‘Sticky Notes. Om gebruik te maken van de laatste versie van deze app klik je op ‘Sticky Notes (Preview).
Als laatste is ook bekendgemaakt dat Copilot vanaf begin 2025 verwacht wordt binnen de webversie van OneNote en de OneNote integratie binnen Teams. Zo zullen steeds meer versies van de OneNote applicatie meer geïntegreerd worden met de rest van de Microsoft 365-tools.
Conclusie
Met de veelzijdige en voortdurende innovaties binnen OneNote, bied deze applicatie een scala aan mogelijkheden voor het maken van notities op persoonlijk en professioneel gebied. Of je nu notitieblokken efficiënt wilt organiseren, notities wilt delen met je collega's, gebruik wilt maken van functies als OCR en Web Clipper of de kracht van Copilot binnen OneNote wilt benutten, OneNote heeft alles in huis om je productiviteit te verhogen. Recente en aankomende updates zoals Quick Notes, Sticky Notes en verdere uitbreiding van Copilot binnen de verschillende OneNote applicaties beloven nog meer gemak. Met deze nieuwe kennis over OneNote kun je nog betere notities maken en efficiënter werken. Probeer de tool zeker met jouw volgende project of vergadering eens een keer uit!
Heb je vragen over dit onderwerp of zou je Michelle willen inhuren voor een vergelijkbare opdracht?
Lees ook onze andere berichten
Heb je vragen over Microsoft 365?
