Ga je weleens naar kantoor met het idee om specifieke collega’s daar te zien? Maar wanneer je daar aankomt, blijkt dat zij vanuit huis werken. In dat geval had je misschien ook liever vanuit huis gewerkt. Andersom geldt dit ook. Als je favoriete collega eindelijk weer op kantoor is, dan is het fijn om die weer te spreken. Logisch dus dat je graag wil weten wanneer hij of zij er is. Met Microsoft Places kun je dit, en veel meer knelpunten rondom werkplekken en -locaties, voorkomen.
In deze blog kijk ik naar wat Microsoft Places voor je kan betekenen en hoe je ermee aan de slag kunt. Daarnaast kijken we naar de extra’s die Copilot biedt binnen de app. Als laatste nemen we een kijkje achter de schermen bij Microsoft Places. Wat is daar mogelijk qua beheer?
Wat is Microsoft Places?
Microsoft Places is de nieuwe Microsoft 365 app, die ook binnen Outlook en Teams te gebruiken is. Het is een app die helpt met het coördineren en optimaliseren van de werkplekplanning. Met Microsoft Places kun je weloverwogen beslissingen maken over waar, wanneer en met wie je wilt werken. Door het gebruik van Places wordt de onderlinge productiviteit verhoogd, omdat je elkaar makkelijker persoonlijk of digitaal kan vinden. Places helpt bij het stroomlijnen van hybride werken. Ook beantwoordt het de vraag: waar werk ik vandaag?
Waar kan Microsoft Places je bij helpen?
Met behulp van Microsoft Places kun je een aantal dingen regelen. Je kunt een werkplek reserveren binnen een kantoor met flexibele werkplekken. Door de handige plattegrondfunctie te gebruiken kun je ook zien waar jouw collega’s zich bevinden.
Daarnaast kun je zien waar jouw directe collega’s werken. Bij meetings kun je dan weer een voorkeur aangeven voor de werklocatie van de deelnemers. Ook kun je binnen Teams groupchats de tag ‘@Nearby’ gebruiken, waardoor alleen collega’s die die dag op jouw locatie werken een notificatie krijgen. Dat is vooral handig als je gezellig samen wilt lunchen met je team! Places houdt ook bij of er op een specifieke dag veel of weinig mensen op kantoor zijn. Aan de hand daarvan kun je dus de beslissing maken om wel of juist niet naar kantoor te komen.
Ben je toch vergeten om een werkplek of ruimte te reserveren? Als er nog een werkplek of ruimte vrij is en je jouw laptop aansluit op die werkplek, wordt de werkplek die jij ingesteld hebt automatisch gewijzigd naar de werkplek of ruimte waarop jouw laptop aangesloten is. Dit is mogelijk door de samenwerking van Microsoft Places met Teams Rooms. Hulp nodig bij de inrichting van Teams Rooms? Onze adviseurs van teamsstore.nl adviseren je hier graag over.
Managers kunnen ook aangeven wat hun voorkeur is voor de werklocaties over de verschillende werkdagen. Zo kunnen zij aangeven of een dag een teamdag of juist een focusdag is. Ook kunnen de organisatoren van meetings aangeven of zij voorkeur hebben voor een persoonlijke meeting. Aan de hand hiervan kun je makkelijker jouw werkplekken voor die week inplannen.
Hoe start je met Microsoft Places?
Starten met Microsoft Places is heel simpel! Je hoeft maar één ding te doen. Vraag bij jouw IT-afdeling of ze de app willen uitbrengen binnen de organisatie. Wanneer de app actief is, kun je al gelijk gebruikmaken van de app. Natuurlijk is er wel meer werk nodig om dit een aanvulling op het werk binnen jouw bedrijf te maken. Een plattegrond en de te reserveren werkplekken moeten bijvoorbeeld ingesteld worden. Hierdoor wordt het mogelijk om werkplekken te reserveren op kantoor. De organisatie moet daarnaast afspraken met de medewerkers maken, over het gebruik van de app. Het is belangrijk dat iedereen een duidelijke uitleg krijgt over Places. De essentie is namelijk dat álle collega’s altijd hun werklocatie opgeven. Alleen zo werkt het systeem goed. Dan maak jíj de juiste keuze in het wel of niet thuiswerken.
Wat heeft Copilot te bieden binnen Microsoft Places?
Natuurlijk kan Copilot niet ontbreken bij een nieuwe Microsoft 365-app. Ook binnen Places kan Copilot wat betekenen. Via de Copilot-chat kun je namelijk vragen welke dagen Copilot adviseert om naar kantoor te komen. Op basis van deze aanbevelingen kun je Copilot ook vragen om deze wijzigingen in jouw werkschema door te voeren, zodat jij zelf deze aanpassing niet meer hoeft te doen. Momenteel zijn de Copilot-functies voor Microsoft Places nog niet beschikbaar. De verwachting is dat deze functionaliteit in het najaar uitgebracht wordt.
Wat kun je achter de schermen doen als beheerder?
Bij het gebruik van Microsoft Places door jouw bedrijf komt er natuurlijk ook een hele berg data naar voren. Deze data is in te zien door de beheerders van de app. Zo zijn er dashboards die inzicht geven in hoeveel een bureau, kamer of kantoor nou echt gebruikt wordt. Aan de hand van deze gegevens zal het makkelijker zijn om je kantoren anders in te delen of bijvoorbeeld het hele kantoor voor één werkdag dicht te houden. Dit scheelt ook veel energie als er toch weinig mensen zijn! Ook is het vanuit het beheer mogelijk om ruimtes weer vrij te maken voor reserveringen als blijkt dat, bijvoorbeeld tien minuten na de start van een meeting, het scherm nog niet gebruikt is.
Kortom, Microsoft Places kan orde in de chaos van werkplekplanning scheppen. Je krijgt meer inzicht in de werklocatie van jouw collega’s. Ook kun je beter onderbouwde beslissingen maken over jouw eigen werkplekkeuze. Zo hoef je je nooit meer af te vragen of die collega die je wilt spreken op kantoor of op afstand werkt.
Als beheerder krijg je meer inzicht in het gebruik van werkplekken, kamers en kantoren. Wanneer Copilot ook geïntegreerd wordt binnen Microsoft Places zal het werken met deze app nog een stuk makkelijker gaan!
Ben jij geïnteresseerd geraakt in het gebruiken van Microsoft Places, maar wil je meer weten over hoe je deze uitrol het beste kunt aanpakken? Neem dan contact op met ShareValue, zodat één van onze experts jou verder kan helpen!
Heb je vragen over dit onderwerp of zou je Michelle willen inhuren voor een vergelijkbare opdracht?
Lees meer over Microsoft 365
Heb je vragen over Microsoft 365?
