Office 365 governance: deel 2 met tips zes tot en met tien

6) Breed kijken

Een governance opzetten voor één Office 365 app en de overige apps vergeten, is een vorm van suboptimalisatie. Redenen daarvoor zijn:

• Sommige Office 365 apps bieden deels vergelijkbare functionaliteit. Voorbeelden hiervan zijn SharePoint Online en OneDrive for Business, Yammer en Microsoft Teams en Skype for Business Online en Microsoft Teams.
• Sommige Office 365 apps worden uitgefaseerd. Voorbeelden hiervan zijn: Skype for Business Online, dat wordt vervangen door Microsoft Teams en Video dat wordt vervangen door Stream.
• Onderwerpen als retentiebeleid, archivering e.d. zijn app overstijgend en vragen om een generiek beleid.

Het devies is dus: kijk breed.

7) Generieke beleidsuitgangspunten

Voor een effectieve governance moet een aantal beleidsuitgangspunten zijn geformuleerd die voor heel Office 365 en alle Office 365 apps gelden. Het kan handig zijn om deze beleidsuitgangspunten per governancesegment te groeperen. Sommige auteurs onderscheiden drie governancesegmenten voor SharePoint en Office 365:

• IT-governance in de zin van infrastructuur, hardware, licenties, software (Office 365 apps), back-up en recovery, security en compliance, gebruikersondersteuning (helpdesk) e.d. Relevante vragen binnen dit governancesegment zijn:

• Welke Office 365 apps gaat een organisatie waarvoor gebruiken?

• Welke Office 365 apps gaan organisatiemedewerkers gebruiken om online samen te werken?

• Applicatiegovernance: beleidsuitgangspunten voor maatwerkoplossingen, aangepaste oplossingen op basis van Office 365 (apps) e.d.

• Informatiemanagement betreft de governance van informatie en content in een organisatie met het oog op de (continuïteit van de) bedrijfsvoering. Voorbeelden van vragen die met dit governancesegment samenhangen zijn:

  • In welke Office 365 app slaan we welke informatie op?
  • Hoe pakken we bewaren en/of archiveren Office 365 breed op?
  • Hoe gaan we om met externe toegang?

8) Uitgangspunten per Office 365 applicatie

Elke Office 365 app heeft zijn eigen kenmerken en eigenaardigheden. Leg daarom voor belangrijke Office 365 apps beknopt de volgende uitgangspunten vast:

• Kernfuncties/belangrijkste toepassingen
• Grenzen en beperkingen
• Machtigingen
• Externe toegang (delen)
• Ontwerpuitgangspunten
• Naamgevingsconventies
• Belangrijke werkafspraken e.d.

9) Office 365 governanceplan

Office 365 governance bestaat uit kaders stellen en spelregels voor het gebruik van Office 365 afspreken en handhaven. Als je wilt dat medewerkers Office 365 gebruiken binnen de afgesproken kaders en de vastgestelde spelregels navolgen, dan moet je de kaders en de spelregels vastleggen en ontsluiten voor de organisatie. Dat kan in de vorm van een governanceplan.

Een Office 365 governanceplan beschrijft op hoofdlijnen de governance van de Office 365 tenant(s) van een organisatie. Belangrijke onderdelen van dit plan zijn hierboven al benoemd (zie kritieke succesfactor 2, 3, 4, 7 en 8). Daarnaast moet het plan processen en technologieën benoemen die voor de Office 365 governance en dienstverlening van belang zijn.

Andere aandachtspunten voor een governanceplan zijn:

• Het plan hoeft niet uit één allesomvattend document te bestaan. Het kan ook verwijzen naar andere documenten.
• Het governanceplan hoeft geen conventioneel document te zijn. Het kan ook de vorm hebben van (een aantal pagina’s op) een SharePoint Online modern communication site.
• Het governanceplan moet bekend zijn in de organisatie en eenvoudig benaderbaar zijn. Het moet niet het best bewaarde geheim van de organisatie zijn.
• Het plan moet niet te omvangrijk zijn. Zie kritieke succesfactor 1 (de Goudlokje benadering!).

10) Continue aandacht

Office 365 governance loopt parallel met de volledige levenscyclus van Office 365 in een organisatie. Governance is nooit klaar. Het is een iteratief proces dat regelmatig aandacht nodig heeft. Dat geldt des te meer bij een dienst als Office 365 die continu in ontwikkeling is. Laat daarom de aandacht voor Office 365 governance na verloop van tijd niet verslappen.