Succesvolle datamigratie: de route naar een toekomstbestendige IT-omgeving

Maar waar begin je? Zet je de data één op één over naar een nieuw systeem? Werkt de indeling van het vorige systeem ook binnen het nieuwe systeem? Is je bedrijf te groot geworden om nog op dezelfde manier met data om te gaan? In deze blog vertel ik meer over de wereld van datamigratie. En ik vertel je meer over de uitdagingen van datamigratie en onze unieke aanpak om een soepele complete migratie te verzorgen.

Als organisatie sta je voor de uitdaging om de dataomgeving toekomstbestendig te maken. Datamigratie is daarbij onvermijdelijk, maar waarom precies? Hier zijn vier belangrijke redenen:

1. Modernisering: Wanneer verouderde systemen niet meer voldoen qua kosten of functionaliteiten, is migratie naar nieuwe oplossingen noodzakelijk om concurrerend te blijven.

2. Cloud-transitie: Steeds meer middelgrote organisaties kiezen voor cloudopslag; geen serveronderhoud meer en direct schaalbaar wanneer je organisatie groeit.

3. Centralisatie: Data op één plek verbetert je analysemogelijkheden, vereenvoudigt beheer en verhoogt de beveiliging aanzienlijk.

4. Compliance: De overheid stelt steeds strengere digitale richtlijnen op. Nieuwe Europese regelgeving, zoals de NIS2-richtlijn, stelt specifieke eisen aan dataveiligheid en -opslag. Wil je weten of jouw bedrijf hieraan moet voldoen? Doe de NIS2-quickscan om te checken of je klaar bent voor deze nieuwe richtlijn:
   
   Vraag de quick-scan hier aan

Een succesvolle migratie is niet één-twee-drie gebeurd. Om een migratie goed uit te voeren, heb je een concreet doel en een duidelijke planning nodig. Dit zijn de belangrijkste stappen voor een geslaagde migratie:

1. Analyse: breng je huidige omgeving in kaart. De huidige dataomgeving moet geanalyseerd worden en mogelijke risico's moeten in kaart gebracht worden, zodat je deze kan mitigeren.

2. Visie: bepaal de gewenste datastructuur. Naast een analyse van de huidige omgeving, is er een duidelijke visie voor de toekomstige omgeving nodig. Waar wil je naartoe als bedrijf? Welke eisen stelt je bedrijf aan data governance? Het migreren van data is meteen een mooi moment om gelijk de datastructuur en werkwijze onder de loep te nemen.

3. Tooling: kies de juiste migratie middelen. De juiste keuze van migratie tooling is key. Welke eisen stelt je bedrijf aan de migratie? Moet metadata behouden worden? Welke securitymaatregelen wil je geïmplementeerd hebben?

4. Medewerkers betrekken: zorg voor adoptie. Data verplaatsen is niet genoeg; medewerkers moeten ermee kunnen werken. Alle medewerkers moeten betrokken worden bij de migratie. Daardoor kunnen ze hun documenten te allen tijde vinden en weten ze ook in de nieuwe systemen hoe ze het beste met hun data om kunnen gaan.

5. Evaluatie: borg het succes van de migratie. Een migratie eindigt niet bij de technische uitvoering. Controleer of alles naar wens is verlopen, stel gebruikersdocumentatie op en zorg voor een aanspreekpunt voor support.

Wanneer de datamigratie strategie voor een cloudmigratie niet duidelijk opgezet en uitgevoerd wordt, kan dit een aantal gevolgen hebben. Zo leidt dit bijvoorbeeld tot vertragingen waardoor management, maar ook de medewerkers gefrustreerd raken door de onduidelijkheid. De werknemers weten hierdoor niet meer wanneer zij wel en niet bij hun data kunnen en wat zij kunnen verwachten van de migratie.

Daarnaast leidt een onduidelijk plan ertoe dat je zaken over het hoofd kan zien, zoals rekening houden met bepaalde security risico’s of een onvolledige migratie. Dit leidt dan weer tot dataverlies.

Onze consultants begeleiden bedrijven dagelijks bij migraties en weten precies welke waar je op moet letten. Met behulp van onze expertise, hebben wij een standaard opgesteld voor onze migratie-aanpak. Deze bouwen wij per project bij organisaties uit tot een compleet maatwerkproject.

Om meer inzicht te geven in de verschillende fases die volgens ons cruciaal zijn voor een geslaagde migratie, lichten we hier de onderwerpen die we per fase behandelen toe.

Fase 1: fundering

De eerste stap is het leggen van een stevige fundering voor de migratie. Het is hierbij belangrijk om de huidige omgeving te analyseren. Daarnaast moet er een plan gemaakt worden om de gewenste situatie te bereiken. Tijdens de eerste fase stellen we een projectteam op en houden we workshops en gesprekken met de belangrijkste stakeholders. Om het traject goed van start te gaan, werken we een duidelijk communicatieplan uit.

Fase 2: inventarisatie

Tijdens de tweede fase gaan we dieper in op de migratiemethode en welke migratietools hiervoor het beste geschikt zijn. We kijken naar specifieke wensen, zoals de back-up van jouw data en het behouden van metadata. Daarnaast bespreken we welke standaarden jouw organisatie voor compliance en security wil aanhouden, zodat we hier in de migratie rekening mee kunnen houden. De nieuwe en huidige omgeving worden voorbereid op de migratie, waarbij we ook rekening houden met toegangsrechten.

Fase 3: migratie

In fase drie wordt er dan eindelijk echt gemigreerd. Allereerst maken we een blueprint, waarop in detail uitgewerkt staat welke data naar welke bestandslocatie verplaatst mag worden en wie hiertoe toegang krijgt. Aan de hand van deze blueprints voeren we de migratie uit. Het is belangrijk dat stakeholders te allen tijde weten waar zij hun data kunnen vinden. Daarnaast is het mogelijk dat we tijdens deze fase trainingen en uitleg verzorgen, zodat medewerkers ook binnen het nieuwe systeem het meeste uit hun data kunnen halen.

Fase 4: evaluatie & projectafronding

Na de migratie moet er een grondige evaluatie plaatsvinden, om zeker te weten dat de migratie naar wens is verlopen en er geen zaken meer open staan. We stellen gebruikersdocumentatie voor verder gebruik op. Ook worden er evaluaties vanuit de medewerkers over de migratie uitgewerkt om tot een duidelijke conclusie te kunnen komen. Als laatste werken we het beheer van de nieuwe situatie uit en brengen we alle IT-medewerkers die dit beheer gaan uitvoeren op de hoogte van veranderingen in hun werkzaamheden. Daarnaast is het in de nasleep van een migratietraject van belang dat medewerkers binnen de organisatie een duidelijk aanspreekpunt voor vragen en support hebben.

Datamigratie is een complexe, maar belangrijke stap voor organisaties die willen groeien en moderniseren. Het verbeteren van prestaties, kostenbesparing of het voldoen aan compliance-eisen; een succesvolle datamigratie kan veel impact hebben op het succes van een bedrijf. Om een migratie succesvol uit te voeren, moet er met veel zaken rekening gehouden worden, zoals het inventariseren van de huidige omgeving, het aanhaken van stakeholders en het vaststellen van eisen en wensen aan de migratie-aanpak en nieuwe omgeving.

Hopelijk heb je na het lezen van deze blog meer inzicht in de mogelijkheden en belangrijke onderwerpen binnen migratieprojecten.

Wil je jouw migratie optimaal aanpakken? Vraag dan nu onze ShareValue migratiestraat Whitepaper aan via het formulier onderaan deze pagina!