Wil jij net als het LUMC een gezond projectenportfolio? In deze blog lees je over de ervaringen van het LUMC met het optimaliseren van haar PPM-proces. En op welke manier Microsoft Project Online dit proces ondersteunt.
Veranderingen binnen de zorg zijn de orde van de dag. Voor bestuur en beslissers in de zorg is het momenteel een echte kunst om te kiezen tussen alle mogelijke verbeteringen. Het wordt ook steeds belangrijker om projecten te laten slagen. Zijn ze niet van (groot) strategisch belang, dan kost het simpelweg te veel als ze niet op tijd en binnen budget worden afgerond. Zorgorganisaties kunnen zich geen projecten meer veroorloven die niet opleveren wat ze beloven. Steeds meer organisaties doen daarom aan projectportfolio management (PPM). Gedegen ingericht PPM helpt bij het afwegen van de verschillende projecten, bij het tot een goed einde brengen daarvan en bij het uiteindelijk daadwerkelijk plukken van de vruchten daarvan.
Wat is PPM?
PPM komt in de kern neer op het besturen van, het beheren van en het zich verantwoorden over het geheel van programma’s en projecten van een organisatie. Om zich namelijk door de brij aan projecten heen te worstelen, kijkt het LUMC naar methoden en technieken die zijn samengebracht onder de noemer Project Portfoliomanagement (PPM). Deze managementdiscipline is een waardevolle aanvulling op projectmanagement. Daar waar projectmanagement kijkt naar “de dingen goed doen”, kijkt PPM daarentegen naar “de goede dingen doen”.
Hiertoe besteedt PPM eerst aandacht aan het selecteren van de juiste (en goede) projecten (figuur 1). Vervolgens wordt voortdurend gecontroleerd of deze keuzes juist waren en wordt daar waar nodig bijgestuurd. Uiteindelijk wordt ook bekeken of de beloofde baten wel worden gerealiseerd.
Figuur 1: Portfolio-analyse
PPM bij het LUMC
Het LUMC (Afdeling IT) werkt sinds 2012 aan het optimaliseren van haar eigen PPM-proces. Deze was op hoofdlijnen goed. Haar administratieve ondersteuning (toen in MS Excel) liet echter sterk te wensen over. Deze was erg onderhoudsgevoelig en arbeidsintensief. Ter ondersteuning heeft het LUMC de PPM-oplossing Project Online van Microsoft laten inrichten.
Deze overstap (2016/2017) heeft haar administratie duidelijker gemaakt. En het is altijd inzichtelijk hoe het er kwalitatief ervoor staat. Vragen als “hoe ver liggen wij voor op schema?” En ”welke issues zijn er?” kan het LUMC beantwoorden. Veel proces-stappen waren eerst een handmatige actie, maar nu efficiënter ingericht en geautomatiseerd middels MS Flow. Voor haar gebruikers is het een volledig geïntegreerde omgeving. Het gehele PPM-proces in nu ondergebracht in 1 geïntegreerd systeem. Vanaf het ontstaan van initiatieven (ideeën) tot en met de Portfolio en het afronden van een project.
Interview
Alexander Kraijenoord is Project-Portfolio Planner en heeft aan de wieg gestaan van de PPM optimalisatie binnen het LUMC. Hij kent de organisatie, haar processen en de ICT. Tijdens de overstap naar Project Online heeft hij intensief samengewerkt met ondergetekende. Bijna vijf jaar na de implementatie, vinden beiden het een goed idee om even terug te kijken.
Onderstaand volgt het interview gehouden door Lesley op 12 april 2019 met Alexander.
Op welke manier wordt Project Online binnen LUMC nu gebruikt?
Portfolio
“We gebruiken het nu (als onze Backend) voor de projectadministratie. Het portfolio-deel is erg positief ontvangen door ons Bestuur en overige beslissers.”
Visueel management
“Binnen het LUMC wil men visueel kunnen managen op niet-financiële gegevens. Doordat deze ontbreken hebben wij nu zelf weergaven ontwikkeld.”
Figuur 2: Portfolio Dashboard
Visualisaties (Power-BI)
“Met behulp van Power BI is er een koppeling (Odata) met de project-online database. De data wordt vervolgens geïmporteerd en gevisualiseerd. Zo hebben wij een visualisatie waar ieder project-initiatief wordt getoond en uitgezet (ieder project-initiatief is “gesized” (T-shirt sizing) tegen de toegevoegde strategische business-waarde en hoeveelheid inspanning (capaciteit) dat dit project-initiatief kost. Zo is duidelijk welke project-initiatieven het meeste waarde kunnen toevoegen en welke direct worden opgepakt. Door op een dergelijk project te klikken, krijg je meer gedetailleerde informatie te zien. Door middel van infographics is meteen duidelijk waar de score vandaan komt.”
Figuur 3: Voorbeeld Dashboard (Power BI)
Alexander: “Waar wij veel voordeel van hebben, is een ingericht data-model. In Project Online kan je allerlei project-data stoppen, maar het er vervolgens uit halen en visualiseren is een tweede. Door middel van Power-BI komen wij een heel eind. En er zijn daarmee visualisaties te maken die we goed kunnen gebruiken om de beslissers te voorzien van de juiste informatie.”
Wat kan er beter?
“Ik zou erg graag met bijvoorbeeld Microsoft in gesprek willen om de standaard rapporten en grafieken aan te vullen met de weergaven zoals wij deze de afgelopen paar jaar hebben ontwikkeld. Dit zodat andere ziekenhuizen er ook hun voordeel mee kunnen doen.”
Tot zover het interview met Alexander Kraijenoord.
Wat is in een notendop de meerwaarde van Project Online?
- Geïntegreerd systeem: duidelijker, onderhoudsvriendelijker en minder arbeidsintensief, kostenbesparend en efficiënter.
- Altijd inzichtelijk hoe de projecten er kwalitatief voor staan.
- Het verzekert het in lijn zijn van de projecten en programma’s met de strategieën, doelstellingen en beoogde resultaten van de organisatie.
- Communiceert project- en programmadetails, inclusief de kosten en de (kwantitatieve en kwalitatieve) baten. Door middel van Power-BI is het goed mogelijk om data te visualiseren.
Dit wil jij toch ook?
Wil jij ook de meerwaarde van Project Online ervaren? Dat kan! Het is echter wel een voorwaarde dat je processen in orde zijn. Dit is iets waar je goed de tijd voor mag/moet nemen; het LUMC heeft daar ruimschoots de tijd voor nodig gehad om tot het huidige gewenste volwassenheid-niveau te komen.
Om het PPM-proces goed in te regelen, zijn al langer enkele praktische en relatief goed toegankelijke methoden voorhanden. Om de methodiek te ondersteunen is MS Project Online wellicht ook voor jou geen overbodige luxe en terecht een goed hulpmiddel. Niet alleen zorgorganisaties zoals het LUMC worden hier beter van.
Kan je bij het implementeren van Project Online hulp of advies gebruiken? Of ondersteuning bij het ontwikkelen van Power-BI dashboards? Neem gerust contact met ons op om te kijken wat ShareValue voor je kan betekenen!
Heb je vragen over dit onderwerp of zou je Lesley willen inhuren voor een vergelijkbare opdracht?
Lees ook onze andere berichten
Heb je een Microsoft Expert nodig?
