Een goede basis voor nieuwe medewerkers met een onboarding via Power Apps

In september 2022 ben ik gestart met het Microsoft 365 Consultant traineeship bij ShareValue. Tijdens dit traineeship heb ik binnen een korte tijd 4 certificaten behaald en heb ik verschillende trainingen gevolgd. Het laatste onderdeel van het traineeship was een interne opdracht; in mijn geval ging dit om het optimaliseren van het onboardingsproces bij ShareValue. Deze interne opdracht zal ik verder toelichten in deze blog.

Hoe heb ik het onboardingproces weten te optimaliseren binnen ShareValue?

Tijdens mijn afstudeerstage die voorafgaand aan het traineeship plaatsvond, was het mijn opdracht om het huidige onboardingproces te onderzoeken en om hier vervolgens een verbetervoorstel voor te schrijven in de vorm van een functioneel ontwerp. Tijdens het traineeship ben ik bezig geweest met het ontwikkelen van de omschreven oplossingen uit mijn verbetervoorstel. Deze oplossingen omvatten een applicatie in Power Apps en diverse Power Automate flows die gekoppeld zijn aan achterliggende SharePoint lijsten.

Een goede onboarding is de basis voor een goede start voor een nieuwe medewerker. Het onboardingproces binnen ShareValue bevat actiepunten voor een bepaalde datum voltooid moeten zijn (voor de eerste dag, eerste week etc.). De wens was dat deze actiepunten met de hulp van meldingen worden ‘gepusht’ naar de medewerker, om ze hieraan te herinneren. Een ideale oplossing hiervoor ligt in de mogelijkheden die Power Automate en Power Apps met zich meebrengen. Power Automate maakt het mogelijk om pushmeldingen te sturen naar de medewerker en eventueel ook naar de HR-assistent als het actiepunt bijna afloopt of is overschreden. Vervolgens kan de medewerker via de Power App de actiepunten zelf afvinken/afronden.

De gekoppelde lijsten

Er zijn 4 verschillende lijsten die aan de Power App zijn gekoppeld:

1. De Actiepuntenlijst. In deze lijst worden alle mogelijke actiepunten opgeslagen. Je ziet hier de naam van het actiepunt, de beschrijving, voor wanneer dit actiepunt gepland staat (in dit geval voor aanvang, eerste dag, week 1 of na 90 dagen), wie de contactpersoon is en voor welk type medewerker het actiepunt bedoeld is. Ten slotte wordt hier het aantal dagen voor de deadline weergeven (voor aanvang = -1, eerste dag = 1, week 1 = 7 en na 90 dagen = 91). Deze dagen worden opgeteld bij de startdatum van de medewerker. Dit is van belang voor het automatisch genereren van de persoonlijke deadlinedatums.
2. De Actiepunten werklijst. In deze lijst staan de actiepunten opgeslagen van elke medewerker die bezig is met het onboardingproces. Dit is ook de lijst die gekoppeld is aan de gallery in de Power App. Er wordt via een flow gekeken welke actiepunten bedoeld zijn voor het type medewerker dat wordt aangemaakt. Voor een staf-medewerker is dit bijvoorbeeld anders dan voor een consultant. Vervolgens wordt voor elk actiepunt per medewerker een automatische deadline aangemaakt, waaraan de pushmeldingen worden gekoppeld van de Power Automate flows. Verder staat in deze werklijst of het actiepunt is voltooid en of de medewerker eventueel een opmerking heeft geplaatst.
3. De Medewerkerslijst. Wanneer een medewerker in dienst komt, wordt zij/hij door de HR-assistent in deze lijst gezet. De naam van de medewerker wordt hierin uiteraard opgeslagen, maar ook het type medewerker (business, staf, stagiair etc.), de startdatum en de People Manager van de medewerker. Wanneer er een nieuwe medewerker aan de lijst wordt toegevoegd, worden er automatisch actiepunten in de werklijst gezet.
4. De Contactpersoongegevenslijst. Aan elk actiepunt zitten contactgegevens gekoppeld. Deze contactgegevens worden in deze lijst opgeslagen (naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer). Deze contactgegevens kan de medewerker via de app bekijken.

De medewerker kan de actiepunten ook afronden.	De actiepunten die nog open staan getoond aan de medewerker.

Pushmeldingen

Via Power Automate Flows worden er onder andere pushmeldingen naar de medewerker gestuurd wanneer een actiepunt afloopt. Zo kan de medewerker de actiepunten niet vergeten en hoeft de HR-afdeling niet handmatig herinneringen te sturen. Wanneer de medewerker een actiepunt heeft afgerond, krijgt de HR-afdeling hier een melding van. Er zijn 4 verschillende Cloudflows gemaakt:

1. Mail actiepunt afgerond. Via deze flow worden er mails gestuurd naar de HR-assistent/People manager/medewerker wanneer een medewerker een actiepunt heeft afgerond.
2. Deadline actiepunt. Via deze flow worden er pushmeldingen naar de nieuwe medewerker gestuurd ter herinnering van de deadline. Dit gebeurt drie dagen voor de deadline, één dag voor de deadline, op de dag van de deadline en wanneer de deadline is verlopen.
3. Mail opmerking. Via deze flow wordt er een mail gestuurd naar de HR-assistent of People Manager wanneer een medewerker een opmerking bij een actiepunt heeft geplaatst. Als de medewerker hiermee dus een vraag stelt of aangeeft een actiepunt niet te snappen, krijgt men daar een melding van.
4. Actiepunten aanmaken. Via deze flow worden er automatisch actiepunten aangemaakt wanneer een medewerker aan de Medewerkerslijst wordt toegevoegd. Er wordt onder andere gekeken naar het type medewerker, de startdatum van de medewerker, de naam van de medewerker en naar de People Manager die bij de medewerker hoort.

Uitdagingen

De grootste uitdaging die ik tijdens deze opdracht tegen ben gekomen was het prioriteren van testresultaten die uit de testperiode kwamen. De van tevoren bedachte requirements werden met deze testresultaten steeds verder aangevuld, waardoor ik moest oppassen dat er geen scope creep ontstond. Voor deze eerste versie zijn dan voor nu ook alleen de must-have requirements gebouwd. De overige requirements zullen waar gewenst later nog worden toegevoegd.

Heb je zelf ook interesse om het onboardingproces binnen jouw bedrijf nog verder te digitaliseren? Neem dan gerust contact met ons op, zodat we de mogelijkheden kunnen bespreken.